GoBD-gerechte Prozesse, nachvollziehbar dokumentiert
Nur ergänzbare Protokollierung, durchgängige Belegverknüpfung und eine Verfahrensdokumentation für deine Kanzlei auf Anfrage.
Datenschutz, Sicherheit & Compliance
Deine Originale bleiben bei dir. Jede Datenschutzrolle ist dokumentiert.
Deutschland ist streng beim Datenschutz — zu Recht. EXAVA ist deshalb so gebaut, dass du jede Frage deines Datenschutzbeauftragten oder Steuerberaters mit einem Dokument beantwortest, nicht mit einem Versprechen.
Prüfpaket = AVV-Muster, Subunternehmer-Liste, TOM-Übersicht und GoBD-Verfahrensdokumentation — als PDF direkt an deinen Datenschutzbeauftragten oder deine Kanzlei.
Bei dir
Dein Google Drive
- Original-PDFs bleiben hier
- Nur ein freigegebener Ordner
- Aktivitäten-Protokoll
PDF bleibt hier
nur Text & Zahlen
Dein Auftragsverarbeiter
EXAVA
- AES-256-verschlüsselt
- Row Level Security
- Dedizierter Datenraum
- Zero Retention
Speichert nur die für die Abläufe nötigen Text- und Zahlendaten — keine Original-PDFs.
Enterprise-API
KI-Anbieter
- Nichts gespeichert
- Kein Training
- Sofort verworfen
Kein Training
Prüfbar statt Blackbox
Enterprise-Sicherheit & Compliance
EXAVA ist keine Blackbox. Du und deine Steuerkanzlei bekommen nachvollziehbare Prozesse, klare Verträge und prüfbare technische Nachweise.
ISO-27001-Infrastruktur, technisch isoliert
Hosting in ISO-27001-zertifizierter Rechenzentrumsinfrastruktur, AES-256-verschlüsselte Text- und Zahlendaten und strikte Mandantenisolation per Row Level Security. Der Anbieternachweis gehört ins finale Prüfpaket.
XRechnung & ZUGFeRD nativ verarbeiten
Unterstützt XRechnung sowie die EN-16931-konformen ZUGFeRD-Profile ab Version 2.0.1. Strukturierte Rechnungsdaten bleiben für die Weiterverarbeitung und Belegverknüpfung erhalten.
DSGVO-Verträge statt Versprechen
AVV nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitung in der EU und keine Nutzung deiner Daten zum Training fremder KI-Modelle.
Deine Daten gehören dir
Kein gemeinsamer Topf. Keine Original-PDFs auf fremden Servern.
Verarbeitungsorte im Prüfpaket
Original-PDFs speichert EXAVA nicht; sie bleiben im freigegebenen Ordner deines Google Drive. Die Verarbeitungsorte der benötigten Text- und Zahlendaten sowie die Rechtsgrundlagen etwaiger Drittlandtransfers stehen im kundenspezifischen Prüfpaket.
Dedizierte Datenräume
Kein gemeinsamer Topf: Für deinen Betrieb läuft eine vollständig isolierte Umgebung — dein eigener digitaler Tresor, getrennt von allen anderen Kunden.
Zero-Retention-KI
Der eingesetzte KI-Anbieter speichert die zur Verarbeitung übermittelten Inhalte nicht und nutzt sie nicht zum Training. EXAVA speichert ausschließlich die benötigten Text- und Zahlendaten — keine Original-PDFs.
Nachvollziehbare GoBD-Prozesse
Verarbeitungsschritte werden nachvollziehbar protokolliert und mit den Originalen im Kunden-Drive verknüpft. Auf Wunsch inklusive Verfahrensdokumentation für deine Kanzlei.
Verträge & Nachweise — mit jedem Beteiligten, schriftlich
Wer deine Daten verarbeitet, tut das auf klarer Grundlage.
Je nach Dienst als Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortlicher — vertraglich geregelt und prüfbar.
Yloniv GmbH — EXAVA
Dein Auftragsverarbeiter
AVV nach Art. 28 DSGVO vor Verarbeitungsbeginn, Weisungsbindung, technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32, dokumentiertes Löschkonzept und eine offene Liste aller Subunternehmer.
Google Ireland Limited
Workspace & Cloud-Infrastruktur
Google Workspace Data Processing Amendment für die vereinbarten Workspace-Dienste; die Original-PDFs bleiben im Kunden-Drive. Datenstandort und Aufbewahrung richten sich nach der Workspace-Konfiguration des Kunden.
KI-Anbieter (Enterprise-API)
Sprach- und Belegverarbeitung
AVV mit Zero-Retention-Zusatz: deine Inhalte werden nicht gespeichert, nicht für Training verwendet und nach der Verarbeitung sofort verworfen. Keine Nutzung öffentlicher Endkunden-KIs.
GoCardless
Kontoinformationen & Zahlungen
Nach PSD2 lizenzierter und behördlich beaufsichtigter Anbieter — Kontozugriff ausschließlich lesend, freigegeben über die starke Kundenauthentifizierung deiner Bank. Wir speichern keine Bank-Zugangsdaten. GoCardless handelt für seine regulierten Dienste nach eigener Datenschutzerklärung als eigenständig Verantwortlicher.
DATEV eG
Buchhaltungs-Schnittstelle
Anbindung über den DATEV Buchungsdatenservice statt Umweg über Dateien. Die Anmeldung läuft über dein eigenes DATEV SmartLogin — Kanzlei-Passwörter speichern wir zu keinem Zeitpunkt.
Auf Wunsch schicken wir dir das Prüfpaket — AVV-Muster, Subunternehmer-Liste, TOM-Übersicht und GoBD-Verfahrensdokumentation als PDF — vor dem Setup-Call direkt an deinen Datenschutzbeauftragten oder deine Kanzlei. Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Export) erfüllen wir innerhalb der gesetzlichen Fristen — beim Vertragsende bekommst du 30 Tage lang den vollständigen Datenexport.
Nichts Experimentelles an deiner Buchhaltung
Neu ist bei EXAVA nur die Zusammensetzung.
Jedes Teil darunter ist seit Jahren im Einsatz: DATEV-Buchungsdatenservice, PSD2-Banking über GoCardless, Google-Workspace-Infrastruktur. Wir haben nichts Experimentelles an deine Buchhaltung gelassen — experimentell ist nur, wie viel Arbeit davon jetzt ohne dich läuft. Und wenn dein Steuerberater fragt, hast du eine Antwort, die sich gut anhört — und ein Dokument, das sie belegt.
- Verarbeitungsorte im Prüfpaket dokumentiert
- AVV nach Art. 28 DSGVO
- TOMs nach Art. 32 DSGVO
- Zero-Retention-KI — kein Training
- GoBD-Verfahrensdokumentation
- Protokollierung & Belegverknüpfung
- PSD2-lizenzierte Bankanbindung
- DATEV SmartLogin — keine Passwörter
- Verschlüsselung at rest & in transit
- Drittlandtransfers nur mit zulässiger Rechtsgrundlage
- Google-Workspace-Anbindung über Kundenfreigabe
- Liste der Subunternehmer transparent
Datensicherheit & Privatsphäre
Die wichtigsten FAQs
Speichert EXAVA meine Original-Rechnungen und PDFs auf seinen Servern?
Klares Nein. EXAVA arbeitet nach dem strikten „One-Touch-Prinzip“. Wenn eine Rechnung in Ihrem freigegebenen Ordner landet, scannt unsere KI das Dokument für den Bruchteil einer Sekunde (OCR-Scan), zieht die relevanten Text- und Zahlendaten heraus und lässt das PDF sofort wieder los. Wir speichern niemals Ihre Original-PDFs.
Ihr entscheidender Sicherheitsvorteil: Auf unseren Servern liegen keine fertigen Dokumente mit Briefkopf oder Unterschriften, die bei einem theoretischen Cyberangriff missbraucht oder weiterverschickt werden könnten. Ihre Originale bleiben zu 100 % sicher und verschlüsselt in Ihrem eigenen Google Workspace.
Muss ich EXAVA Vollzugriff auf mein gesamtes Google Drive oder E-Mail-Postfach geben?
Nein. Wir arbeiten mit dem „Nur-ein-Ordner“-Prinzip. Sie erstellen in Ihrem Google Drive einen speziellen Ziel-Ordner (z. B. „EXAVA_Belege“) und geben ausschließlich diesen für unsere KI frei. Unsere Software ist für den gesamten Rest Ihres Firmen-Archivs, Ihre privaten Fotos oder Verträge komplett blind. Wir sehen nur das, was Sie aktiv in diesen Ordner legen.
Können die Entwickler oder Mitarbeiter von EXAVA meine Rechnungen oder E-Mails mitlesen?
Nein. EXAVA nutzt auf Datenbankebene eine strikte Mandantenisolation (Row Level Security). Ihr System ist wie ein digitaler Tresorraum aufgebaut. Die KI verarbeitet Ihre Daten vollautomatisiert im Hintergrund. Unser Team hat keinen Standard-Zugriff auf Ihre Klardaten. Selbst wenn wir es wollten, schirmt die Systemarchitektur Ihre Daten vor unseren Mitarbeitern ab.
Was passiert, wenn ich technischen Support brauche? Wie könnt ihr mir dann helfen?
Wir arbeiten nach demselben Prinzip wie DATEV oder Apple: Ohne Ihre Erlaubnis bleiben unsere Türen verschlossen. Wenn Sie ein Problem haben, müssen Sie unserem Support-Team aktiv und zeitlich begrenzt die Freigabe (einen digitalen Schlüssel) erteilen, damit wir in Ihr System schauen dürfen, um den Fehler zu beheben. Sie haben jederzeit die absolute Kontrolle.
Ist EXAVA DSGVO-konform und wo liegen die verarbeiteten Daten?
EXAVA ist auf eine DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung ausgelegt. Vor Beginn einer Auftragsverarbeitung schließen wir mit Ihnen einen kundenspezifischen AVV gemäß Art. 28 DSGVO. Die ausgelesenen, reinen Textdaten werden — entsprechend der eingesetzten Kundenkonfiguration — auf ISO-27001-zertifizierter Rechenzentrumsinfrastruktur AES-256-verschlüsselt gespeichert. Die konkreten Anbieter- und Zertifikatsnachweise weist das kundenspezifische Prüfpaket aus. Wir nutzen Ihre Daten niemals für Werbung, übermitteln sie nur an vertraglich eingebundene Dienste nach ihrer jeweiligen Datenschutzrolle und trainieren damit keine öffentlichen KI-Modelle.
Woher weiß ich, was die KI in meinem Hintergrund wirklich tut?
Wir setzen auf Transparenz. In Ihrem eigenen Google Drive finden Sie das Aktivitäten-Protokoll. Dort dokumentieren wir die ausgeführten maschinellen Arbeitsschritte mit Zeitstempel. Sie sehen jederzeit auf einen Blick, wann welches Dokument ausgelesen und verarbeitet wurde — ohne versteckte Prozesse.